Tien controles. Elk dossier. Elke keer.
DossierCheck doorloopt elk dossier langs tien controlecategorieën — van identiteit en volmachten tot belasting en taalkundige consistentie. De controles passen zich automatisch aan het akte-type aan, zodat de meest relevante checks het zwaarst wegen.
Per controle-categorie
Voor elk dossier doorloopt DossierCheck dezelfde tien categorieën. Elke categorie produceert nul of meer bevindingen, ingedeeld naar ernst: kritiek, waarschuwing of info. Hieronder vindt u per categorie een concrete beschrijving van wat er gecontroleerd wordt en een voorbeeld van een fout die het systeem in de praktijk tegenkomt.
1. Identiteitscontrole
Zijn alle partijen correct geïdentificeerd? DossierCheck controleert of een geldig WID is overgelegd, of het legitimatiebewijs niet is verlopen op de datum van passeren, of vertegenwoordigers aantoonbaar bevoegd zijn, en of namen en geboortedatums overeenkomen met de overige stukken.
Voorbeeld: rijbewijs van de koper vervalt twee weken voor passeerdatum — akte kan niet rechtsgeldig worden verleden.
2. Volmachten
Is de volmacht nog geldig op de dag van passeren? DossierCheck beoordeelt de datering, de reikwijdte (juiste scope voor de te verrichten rechtshandeling), en of de volmacht is verleend door de daadwerkelijk bevoegde persoon of het bevoegde orgaan van een rechtspersoon.
Voorbeeld: volmacht dateert van veertien maanden geleden en dekt geen levering van registergoederen — juridisch niet bruikbaar.
3. Kadastrale gegevens
Kloppen de percelen, de kadastrale aanduiding (sectie, nummer, gemeente) en de gerechtigden in de akte met het meest recente kadastraal bericht? DossierCheck signaleert afwijkende perceelnummers, onjuiste oppervlaktematen en gerechtigden die niet overeenkomen met de titel van aankomst.
Voorbeeld: akte vermeldt sectie B 4821; kadastraal bericht toont B 4812 — één cijfer verschil, maar juridisch een ander perceel.
4. Huwelijksvermogensrecht
Is het juiste vermogensstelsel toegepast? DossierCheck controleert of in een gemeenschap van goederen beide echtgenoten toestemming hebben verleend waar vereist (art. 1:88 BW), of huwelijkse voorwaarden zijn overgelegd en of de strekking ervan in de akte correct is weergegeven.
Voorbeeld: echtgenoot heeft niet meegetekend voor vervreemding van de echtelijke woning terwijl art. 1:88 BW lid 1 sub a van toepassing is.
5. Erfrecht
DossierCheck controleert of een uitsluitingsclausule aanwezig is waar testateur dit heeft gewild, of de legitieme portie correct is berekend, of een tweetrapsmaking (fideï-commis) technisch juist is geformuleerd, en of plaatsvervulling correct is verwerkt bij vooroverleden erfgenamen.
Voorbeeld: testament bevat geen uitsluitingsclausule terwijl de erflater dit aantoonbaar beoogde — aanmaning in nalatenschap loopt risico te worden aangetast bij scheiding erfgenaam.
6. BRP/GBA-consistentie
Zijn namen, geboortedata en BSN-nummers consistent over alle stukken in het dossier? DossierCheck legt uittreksel BRP, legitimatiebewijs, koopovereenkomst en akte-concept naast elkaar en signaleert afwijkingen in spelling, initialen, tussenvoegels en datumnotaties.
Voorbeeld: geboortedatum koper in de akte is 14 maart; BRP-uittreksel vermeldt 4 maart — één dag verschil, maar voldoende om de inschrijving bij het kadaster te blokkeren.
7. Belastingaspecten
DossierCheck controleert of het juiste tarief overdrachtsbelasting is toegepast (2%, 10,4% of startersvrijstelling), of bij een schenking de juiste vrijstelling is opgenomen, en of de btw-positie bij nieuwbouw of samenloop van overdrachtsbelasting en omzetbelasting correct is verwerkt.
Voorbeeld: koper is 27 jaar, koopt voor € 510.000 — startersvrijstelling niet van toepassing (boven de drempel), maar akte vermeldt 0% overdrachtsbelasting.
8. Wettelijke termijnen
Zijn alle verplichte termijnen in acht genomen? DossierCheck toetst de wettelijke bedenktijd bij de koopovereenkomst, controleert Wwft-screeningsdocumentatie op tijdigheid, en signaleert opschortende voorwaarden waarvan de vervaldatum nadert of al is verstreken.
Voorbeeld: opschortende financieringsvoorwaarde is verlopen op de dag voor passeren; akte vermeldt geen verlenging of verval — risico op nietigheid van de koop.
9. Ontbrekende bijlagen
Welke stukken moeten nog worden aangeleverd vóór het passeren? DossierCheck beoordeelt het dossier op volledigheid: WID's, uittreksel BRP, kadastraal bericht, volmachten, energielabel, Wwft-screening, bankgarantie of waarborgsom, en akte-specifieke bijlagen zoals een splitsingsakte of VvE-stukken.
Voorbeeld: bankgarantie ontbreekt drie werkdagen voor passeren; verkoper heeft recht op ontbinding als die niet tijdig wordt aangeleverd.
10. Taalkundige controle
DossierCheck signaleert verouderde of incorrect gebruikte formuleringen, inconsistente naamspelling over verschillende akteonderdelen, afwijkende bedragen (in cijfers vs. voluit), en datum-inconsistenties binnen het concept zelf.
Voorbeeld: koopprijs staat op pagina 1 als "€ 385.000" maar op pagina 4 voluit als "driehonderdvijfentachtigduizend euro" — intern inconsistent, wat bij inschrijving vragen oproept.
Per akte-type
Niet elke categorie is even zwaar voor elk akte-type. DossierCheck past de gewichten automatisch aan: bij een hypotheekakte ligt de nadruk op de bevoegdheid van de geldnemer en de zekerheidsomschrijving; bij een testament gaat het primair om erfrechtelijke formuleringen. Hieronder staat per akte-type welke controles extra zwaar meewegen.
| Akte-type | Meest relevante controles |
|---|---|
| Leveringsakte | Kadastrale gegevens (perceelnummer, oppervlakte, gerechtigden), huwelijksvermogensrecht (art. 1:88 BW), identiteitscontrole partijen, ontbrekende bijlagen (WID, BRP, bankgarantie), belasting (tarief overdrachtsbelasting, startersvrijstelling). |
| Hypotheekakte | Bevoegdheid geldnemer (WID, volmacht indien van toepassing), kadastrale omschrijving van het onderpand, huwelijksvermogensrecht (toestemming echtgenoot), volledigheid pandakte-bijlagen, taalkundige consistentie in de zekerheidsomschrijving. |
| Testament | Erfrecht (uitsluitingsclausule, tweetrapsmaking, legitieme portie, plaatsvervulling), identiteitscontrole erflater, taalkundige formulering van legaten en last-bepalingen, BRP-consistentie namen erfgenamen. |
| Samenlevingscontract | Identiteitscontrole partijen, BRP-consistentie, huwelijksvermogensrecht (stelsel van toepassing), taalkundige controle op interne inconsistenties, volledigheid bijlagen (evt. testament-verwijzing). |
| Huwelijkse voorwaarden | Huwelijksvermogensrecht (gekozen stelsel correct omschreven, afwijkingen van wettelijke regels expliciet), identiteitscontrole, BRP-consistentie, taalkundige controle op onbedoelde dubbelzinnigheden. |
| Oprichting BV | Volmachten (bevoegdheid oprichters, notariële verklaring van geen bezwaar), identiteitscontrole bestuurders en aandeelhouders, belasting (inbreng in natura: waardering), Wwft-screening (UBO-register), taalkundige controle statuten. |
| Verklaring van erfrecht | Erfrecht (juiste erfgenamen vastgesteld, plaatsvervulling, legaten, tweetrapsmaking), BRP-consistentie namen en geboortedata, identiteitscontrole aanvrager, volledigheid bijlagen (overlijdensakte, testament indien aanwezig). |
Voorbeelden van gevonden fouten
Hieronder ziet u hoe bevindingen eruitzien in een DossierCheck-rapport. De ernst-aanduiding helpt u direct te prioriteren: kritiek vraagt onmiddellijke actie, waarschuwingen vereisen verificatie, info is ter kennisneming.
Verlopen volmacht — leveringsakte
De overgelegde volmacht dateert van 14 maanden geleden en omvat geen expliciet recht tot levering van registergoederen. Passeren op basis van deze volmacht is juridisch niet mogelijk.
Ontbrekende toestemming art. 1:88 BW
Verkoper is gehuwd in gemeenschap van goederen. De echtgenoot heeft geen toestemming verleend voor de vervreemding van de echtelijke woning. De akte is vernietigbaar zonder deze toestemming.
Perceelnummer wijkt af van kadastraal bericht
Akte vermeldt sectie B 4821; het kadastraal bericht van gisteren toont sectie B 4812. Controleer de bron van het perceelnummer en pas de akte aan indien nodig.
Uitsluitingsclausule ontbreekt in testament
Het concept-testament bevat geen uitsluitingsclausule. Op basis van de overige bepalingen lijkt dit een bewuste keuze te ontbreken. Bevestig met de testateur of dit de bedoeling is; bij scheiding van een erfgenaam kan de erfenis alsnog in de gemeenschap vallen.
BSN inconsistent — BRP vs. akte
Het BSN van de koper in het BRP-uittreksel eindigt op …742; in de akte staat …724. Vermoedelijk een typfout. Verifieer het correcte BSN-nummer vóór passeren.
Zie zelf wat DossierCheck in uw dossiers vindt
Probeer DossierCheck een demo op uw eigen dossiers — geen creditcard, geen installatie. Of bekijk de prijzen en kies het abonnement dat past bij uw kantoor.
Geen creditcard nodig. Geen installatie. Binnen één werkdag operationeel.