Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: juli 2026

1. Inleiding & verwerkingsverantwoordelijke

Digital Legal Services B.V. (hierna: "DLS", "wij" of "ons") hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, op welke grondslag, voor welk doel en hoe lang wij deze bewaren.

DLS is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 63625490.

Digital Legal Services B.V.
Laan van Vredenoord 33
2289 DA Rijswijk
info@dossiercheck.nl

Voor de verwerking van persoonsgegevens van websitebezoekers en (potentiële) klanten treedt DLS op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Voor de dossierinhoud die klanten uploaden naar DossierCheck — documenten die persoonsgegevens van partijen bij een akte of andere cliëntgegevens kunnen bevatten — treedt DLS op als verwerker. In dat geval is het notariskantoor of de organisatie die DossierCheck inzet, de verwerkingsverantwoordelijke. DLS verwerkt die inhoud uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst (zie ook artikel 4).

2. Welke gegevens wij verwerken

a. Websitegegevens

Wanneer u onze website bezoekt of een formulier invult, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van uw kantoor — wanneer u het contact- of aanmeldformulier invult of een demo aanvraagt.
• IP-adres en technische browsergegevens (user-agent, paginabezoeken, doorlooptijd) — uitsluitend na uw toestemming via de cookiebanner, voor analytische doeleinden.
• De inhoud van uw bericht of aanvraag, voor zover u deze invult.

b. Accountgegevens van klanten

Wanneer u een account aanmaakt voor DossierCheck, verwerken wij:

• Naam en zakelijk e-mailadres van de beheerder(s) en gebruikers.
• Naam en KvK-nummer van het kantoor, facturatiegegevens (adres, btw-nummer).
• Inloggegevens (versleuteld wachtwoord of SSO-token).
• Gebruiksgegevens: welke analyses zijn uitgevoerd, tijdstip, gebruiker — voor de audit trail en facturatie.

c. Dossierinhoud

Documenten die u of uw medewerkers uploaden ten behoeve van een kwaliteitscontrole kunnen persoonsgegevens bevatten van partijen bij een akte, erfgenamen, gevolmachtigden of andere betrokkenen. Deze gegevens worden verwerkt in uw hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke; DLS treedt daarvoor op als verwerker (zie artikel 4).

3. Doeleinden en grondslagen

Wij versturen geen commerciële nieuwsbrieven zonder uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt een eenmaal gegeven toestemming te allen tijde intrekken via info@dossiercheck.nl.

4. Dossierinhoud: verwerker, geen training

DLS verwerkt de documenten die u uploadt uitsluitend om de gevraagde kwaliteitscontrole uit te voeren en het resulterende rapport aan u te leveren. Meer specifiek geldt het volgende:

• Geen AI-training. De inhoud van uw dossiers wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen, te verfijnen of te evalueren. Uw cliëntgegevens blijven strikt gescheiden van modelontwikkeling.
• Automatische verwijdering. Standaard worden geüploade documenten direct na het uitvoeren van de analyse permanent verwijderd van onze servers. Op verzoek kan een versleutelde kopie maximaal 30 dagen worden bewaard voor het geval u een tweede analyse of vergelijking wilt uitvoeren; daarna worden ook deze documenten automatisch verwijderd.
• Verwerkersovereenkomst. Conform artikel 28 AVG sluiten wij met elk notariskantoor dat DossierCheck inzet een verwerkersovereenkomst. Hierin zijn de verplichtingen van DLS als verwerker vastgelegd, waaronder de instructiegebondenheid, geheimhouding en beveiligingsmaatregelen. De verwerkersovereenkomst is beschikbaar via info@dossiercheck.nl.

5. Bewaartermijnen

• Contactformuliergegevens — worden bewaard tot uw vraag is afgehandeld, met een maximum van 12 maanden, tenzij er een zakelijke relatie tot stand komt.
• Accountgegevens — worden bewaard voor de duur van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar in het kader van de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR).
• Gebruikslogboeken en audit trails — worden bewaard voor maximaal 2 jaar na het relevante gebruiksmoment, tenzij een klacht of juridische procedure een langere bewaring vereist.
• Geüploade documenten — standaard direct verwijderd na analyse; maximaal 30 dagen indien u de optionele bewaarfunctie heeft geactiveerd (zie artikel 4).
• Analytische cookiedata — maximaal 13 maanden (conform de Autoriteit Persoonsgegevens-richtlijn voor analytische cookies).

6. Ontvangers en subverwerkers

Wij delen uw gegevens alleen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wettelijk verplicht is. Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie.

DLS maakt gebruik van de volgende categorieën subverwerkers:

• Hostingproviders en cloud-infrastructuur — voor de opslag en verwerking van gegevens op EU-servers.
• AI-modelaanbieders — voor de verwerking van dossierinhoud ten behoeve van de kwaliteitscontrole; contractueel vastgelegd dat geen training plaatsvindt.
• Betalingsproviders — voor de verwerking van betalingen en facturatie.
• Communicatieproviders — voor het verzenden van transactionele e-mails (bevestigingen, rapporten).

Met alle subverwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG. Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaats, tenzij sprake is van passende waarborgen als bedoeld in hoofdstuk V AVG (bijv. standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden voor commerciële of marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Gegevens kunnen worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking of ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• End-to-end versleuteling van geüploade documenten tijdens transport en opslag (AES-256 / TLS 1.3).
• Verplichte tweefactorauthenticatie (2FA) voor alle gebruikersaccounts.
• Strikte toegangsbeheermaatregelen op basis van het need-to-know-principe; DLS-medewerkers hebben geen toegang tot de inhoud van uw dossiers.
• Audit trail per analyse: wie, wanneer, welk document — onvervalsbaar gelogd.
• Regelmatige beveiligingstests en kwetsbaarheidsscans.

Een uitgebreide toelichting op onze beveiligingsarchitectuur vindt u op de veiligheidspagina.

8. Cookies

DossierCheck.nl gebruikt twee categorieën cookies:

• Functionele cookies — strikt noodzakelijk voor de werking van de website en het inlogportaal (sessiecookies, beveiligingstokens). Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies — wij meten websitegebruik om de gebruikservaring te verbeteren. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst na uw toestemming via de cookiebanner. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de cookie-instellingen onderaan de pagina.

Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies van derden.

9. Uw rechten (AVG)

Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17 AVG) — u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wettelijke bewaarplichten zich hiertegen verzetten.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) — u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG) — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat opvragen, voor zover de verwerking berust op toestemming of uitvoering van een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt.

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@dossiercheck.nl. Wij reageren binnen vier weken. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen alvorens uw verzoek in behandeling te nemen.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 – 1805 250

10. Transparantie over AI (AI Act art. 50)

DossierCheck is een AI-systeem dat notariële dossiers analyseert op fouten, inconsistenties, ontbrekende stukken en compliance-aspecten. In overeenstemming met artikel 50 van de EU AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) informeren wij u hierover als volgt:

• AI-systeem. De kwaliteitscontrole die DossierCheck uitvoert, wordt ondersteund door kunstmatige intelligentie. Het systeem verwerkt tekstuele inhoud van documenten en vergelijkt deze met bekende juridische vereisten, standaarden en vastgelegde controleregels.
• Uitkomsten zijn ondersteunend, niet beslissend. De bevindingen die DossierCheck genereert, zijn bedoeld als hulpmiddel voor de medewerker of kandidaat-notaris die het dossier beoordeelt. Het systeem geeft aanwijzingen en signaleert potentiële problemen; het neemt geen juridische beslissingen en vervangt het professionele oordeel van de notaris niet.
• Altijd menselijke beoordeling. Elk rapport van DossierCheck is bedoeld om door een mens te worden beoordeeld. De notaris of het kantoor bepaalt op basis van eigen expertise en kennis van de specifieke omstandigheden welke actie op een bevinding wordt ondernomen.
• Eindverantwoordelijkheid bij de notaris. De notaris draagt te allen tijde de wettelijke en tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid voor de passering van een akte. DossierCheck ontslaat de notaris niet van zijn of haar eigen controle- en zorgplicht.
• Geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg. DossierCheck neemt geen geautomatiseerde besluiten als bedoeld in artikel 22 AVG die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om te voldoen aan gewijzigde wet- en regelgeving, nieuwe diensten of gewijzigde werkwijzen. De datum van de meest recente versie staat bovenaan dit document vermeld.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u actief, bijvoorbeeld per e-mail aan de beheerder van uw account of via een melding bij het inloggen. Wij raden u aan dit beleid periodiek te raadplegen.

12. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid, het uitoefenen van uw rechten of het opvragen van de verwerkersovereenkomst kunt u contact met ons opnemen:

Digital Legal Services B.V.
Laan van Vredenoord 33
2289 DA Rijswijk
info@dossiercheck.nl

Wij streven ernaar uw verzoek binnen vier weken te beantwoorden.