Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden van Digital Legal Services B.V. voor het gebruik van DossierCheck.
Laatst bijgewerkt: juli 2026
Artikel 1 — Definities
In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:
- DossierCheck: de door DLS aangeboden software-as-a-service-toepassing waarmee notariële dossiers geautomatiseerd worden geanalyseerd op fouten, ontbrekende stukken, inconsistenties en compliance-aspecten.
- DLS: Digital Legal Services B.V., gevestigd te Rijswijk, ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 63625490, de aanbieder van DossierCheck.
- Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met DLS een overeenkomst sluit voor het gebruik van DossierCheck. Uitsluitend B2B-klanten komen in aanmerking; DossierCheck is niet bestemd voor consumenten.
- Dienst: de gehele DossierCheck-toepassing, inclusief de gebruikersinterface, de API, integraties, rapportages en aanvullende functionaliteiten die DLS beschikbaar stelt.
- Dossierinhoud: alle documenten, bestanden, gegevens en informatie die de Klant of zijn gebruikers uploaden naar of verwerken via DossierCheck.
- Abonnement: de door de Klant gekozen abonnementsvorm (tier) op basis waarvan de Klant gebruik maakt van de Dienst, zoals beschreven op de website van DossierCheck en in de opdrachtbevestiging.
- Overeenkomst: de afspraken tussen DLS en de Klant over het gebruik van DossierCheck, bestaande uit het aanmeldformulier of de opdrachtbevestiging, de toepasselijke tariefpagina en deze algemene voorwaarden.
- Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens of door de Klant gemachtigd is om DossierCheck te gebruiken.
Artikel 2 — Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van DLS met betrekking tot DossierCheck.
2.2 Afwijkingen van of aanvullingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen tussen DLS en de Klant.
2.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.4 Indien een of meerdere bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. DLS en de Klant treden in dat geval in overleg om een nieuwe bepaling overeen te komen die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 3 — Totstandkoming van de overeenkomst & proefperiode
3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant zich via de website registreert en de registratie door DLS wordt bevestigd, dan wel op het moment dat een schriftelijke opdrachtbevestiging door DLS is verstuurd.
3.2 DLS behoudt zich het recht voor om een aanmelding te weigeren zonder opgave van redenen.
3.3 Nieuwe Klanten hebben gedurende veertien (14) kalenderdagen na activering van de account recht op een gratis proefperiode. Gedurende de proefperiode zijn deze voorwaarden onverkort van toepassing, met uitzondering van de betalingsverplichting.
3.4 Na afloop van de proefperiode wordt het Abonnement automatisch omgezet naar een betaald Abonnement. De Klant ontvangt hierover tijdig een herinnering. De Klant kan de Overeenkomst voor het einde van de proefperiode kosteloos beëindigen overeenkomstig artikel 8.
3.5 Gedurende de proefperiode biedt DLS de Dienst aan op basis van inspanning en geeft geen garanties ten aanzien van beschikbaarheid of functionaliteiten.
Artikel 4 — De dienst en beschikbaarheid
4.1 DLS spant zich in de Dienst beschikbaar te stellen conform de beschrijving op de website en de gekozen Abonnementsvorm. De nakoming van deze verplichting is een inspanningsverplichting; DLS garandeert geen ononderbroken of foutloze werking van de Dienst.
4.2 DLS streeft naar een beschikbaarheid van ten minste 99% per kalendermaand, berekend op maandbasis en exclusief gepland onderhoud. Aan deze streefwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
4.3 DLS is gerechtigd de Dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of verbeteringen. DLS zal de Klant hierover waar mogelijk vooraf informeren via de gebruikte e-mailadressen of via een melding in de applicatie. Gepland onderhoud wordt bij voorkeur buiten kantooruren gepland.
4.4 DLS behoudt zich het recht voor de Dienst te wijzigen, uit te breiden of te beperken. Bij wezenlijke wijzigingen wordt de Klant tijdig geïnformeerd. Indien een wijziging een wezenlijke verslechtering van de Dienst inhoudt, heeft de Klant het recht de Overeenkomst te beëindigen conform artikel 8.
4.5 DLS is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van tijdelijke onbeschikbaarheid van de Dienst, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van DLS.
Artikel 5 — Gebruik & verplichtingen van de Klant
5.1 De Klant is verantwoordelijk voor het rechtmatige gebruik van de Dienst en staat er voor in dat zijn Gebruikers de Dienst gebruiken in overeenstemming met deze voorwaarden en de toepasselijke wet- en regelgeving.
5.2 De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn account, inloggegevens en wachtwoorden. De Klant meldt vermoed misbruik of ongeautoriseerde toegang onverwijld aan DLS via info@dossiercheck.nl.
5.3 Het is de Klant niet toegestaan:
- de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden of op een wijze die strijdig is met de wet;
- de Dienst te (laten) gebruiken door derden buiten de eigen organisatie van de Klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen;
- de Dienst te reverse engineeren, te decompileren, te kopiëren of anderszins te ontsluiten buiten hetgeen is toegestaan op grond van dwingend recht;
- overmatig gebruik van de Dienst te maken op een wijze die de infrastructuur van DLS of andere gebruikers schaadt;
- malware, virussen of andere schadelijke software te uploaden of te verspreiden via de Dienst.
5.4 De Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de Dossierinhoud die hij via de Dienst verwerkt. De Klant vrijwaart DLS voor aanspraken van derden die voortvloeien uit de Dossierinhoud of het gebruik daarvan.
5.5 De Klant is verantwoordelijk voor het instellen en beheren van de gebruikersaccounts en toegangsrechten binnen zijn organisatie.
Artikel 6 — Aard van de dienst, hulpmiddel & eindverantwoordelijkheid
6.1 DossierCheck is een hulpmiddel dat is ontworpen ter ondersteuning van de kwaliteitscontrole van notariële dossiers. De Dienst ondersteunt en vervangt niet het professionele oordeel van de Klant, de notaris of andere bevoegde professionals.
6.2 De uitkomsten van DossierCheck — waaronder bevindingen, rapporten, waarschuwingen en suggesties — zijn van indicatieve aard en zijn nimmer juridisch bindend. DLS garandeert niet dat de analyses volledig, juist of actueel zijn.
6.3 De Klant, en in het bijzonder de betrokken notaris, blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor:
- de beoordeling en verificatie van de uitkomsten van DossierCheck;
- de juistheid en volledigheid van het dossier;
- het passeren van de akte en alle daarmee verband houdende rechtshandelingen;
- de naleving van de beroeps- en gedragsregels die op de Klant van toepassing zijn.
6.4 AI-gestuurde analyses kunnen onvolledig zijn, fouten bevatten of relevante informatie missen. DossierCheck is geen vervanging voor vakkennis, juridische expertise of professionele due diligence. De Klant dient uitkomsten altijd kritisch te beoordelen voordat hij daarop handelt.
6.5 DLS is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit beslissingen die de Klant neemt op basis van de uitkomsten van DossierCheck, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van DLS. Dit geldt onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 12.
Artikel 7 — Prijzen en betaling
7.1 De Klant is voor het gebruik van de Dienst de vergoeding verschuldigd die hoort bij het gekozen Abonnement, zoals vermeld op de tariefpagina van DossierCheck (dossiercheck.nl/prijzen) op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst.
7.2 Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw (21%), tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
7.3 Facturatie vindt maandelijks vooraf plaats. Betalingen dienen te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.4 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is DLS gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen overeenkomstig artikel 6:119a BW, alsmede redelijke incassokosten.
7.5 DLS is gerechtigd bij voortdurende wanbetaling de toegang tot de Dienst op te schorten totdat de achterstallige betalingen volledig zijn voldaan.
7.6 DLS behoudt zich het recht voor de tarieven jaarlijks aan te passen. DLS informeert de Klant ten minste dertig (30) dagen voor de ingangsdatum van de tariefwijziging. Indien de Klant niet akkoord gaat met de tariefwijziging, heeft hij het recht de Overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de wijziging ingaat.
Artikel 8 — Looptijd, verlenging en opzegging
8.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, met een minimale looptijd van één (1) kalendermaand na afloop van de proefperiode.
8.2 De Klant kan de Overeenkomst maandelijks opzeggen met een opzegtermijn van één (1) kalendermaand, te rekenen vanaf de eerste dag van de volgende kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden via info@dossiercheck.nl.
8.3 DLS kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) kalendermaanden.
8.4 DLS kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang tot de Dienst opschorten indien:
- de Klant in strijd handelt met deze voorwaarden en, indien herstelbaar, dit niet herstelt binnen veertien (14) dagen na schriftelijke ingebrekestelling;
- de Klant in staat van faillissement verkeert, surseance van betaling aanvraagt of anderszins niet meer in staat is aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen;
- de Klant de Dienst gebruikt op een wijze die DLS, andere gebruikers of derden schaadt.
8.5 Na beëindiging van de Overeenkomst vervalt de toegang tot de Dienst. De Klant heeft gedurende dertig (30) dagen na beëindiging de mogelijkheid zijn gegevens en rapporten te exporteren. Daarna worden de gegevens verwijderd conform het privacybeleid van DLS.
Artikel 9 — Gegevensverwerking & verwerkersovereenkomst
9.1 DLS verwerkt persoonsgegevens die via de Dienst worden aangeboden in opdracht van de Klant. DLS treedt daarbij op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
9.2 Een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst. De verwerkersovereenkomst is beschikbaar via de beveiligde omgeving van de Klant en kan worden ingezien op verzoek via info@dossiercheck.nl.
9.3 DLS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in de Europese Economische Ruimte (EER) en draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.
9.4 Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijst DLS naar het privacybeleid, beschikbaar op dossiercheck.nl/privacy.
Artikel 10 — Intellectuele eigendom
10.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot DossierCheck, de software, de gebruikersinterface, de documentatie, de merkrechten en overige materialen berusten bij DLS of haar licentiegevers.
10.2 DLS verleent de Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering van de Klant, overeenkomstig de gekozen Abonnementsvorm.
10.3 De Klant behoudt alle rechten op de Dossierinhoud die hij via de Dienst verwerkt. De Klant verleent DLS een beperkte, niet-exclusieve licentie om de Dossierinhoud te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor het verlenen van de Dienst.
10.4 DLS is gerechtigd geanonimiseerde en geaggregeerde data afgeleid uit het gebruik van de Dienst te gebruiken voor de verbetering van de dienstverlening, mits deze data niet herleidbaar is tot individuele Klanten of Gebruikers.
Artikel 11 — Geheimhouding
11.1 Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen. Als vertrouwelijk wordt in ieder geval aangemerkt: de Dossierinhoud, de zakelijke gegevens van de Klant en de technische informatie van DLS.
11.2 Partijen maken vertrouwelijke informatie uitsluitend bekend aan medewerkers of derden voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, en zorgen ervoor dat deze personen zijn gebonden aan vergelijkbare geheimhoudingsverplichtingen.
11.3 De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:
- reeds openbaar was of wordt op een wijze die niet is toe te rekenen aan de ontvangende partij;
- reeds in het bezit was van de ontvangende partij voor de ontvangst van de informatie;
- rechtmatig is verkregen van een derde die niet gebonden is aan enige geheimhoudingsplicht;
- op grond van een wettelijk voorschrift of rechterlijk bevel openbaar gemaakt dient te worden.
11.4 De geheimhoudingsverplichting duurt voort gedurende twee (2) jaar na beëindiging van de Overeenkomst.
Artikel 12 — Aansprakelijkheid
12.1 De aansprakelijkheid van DLS voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de zes (6) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis feitelijk heeft betaald aan DLS voor het Abonnement, met een maximum van € 5.000 per schadegeval.
12.2 DLS is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, reputatieschade of schade als gevolg van bedrijfsstagnatie.
12.3 DLS is in het bijzonder niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:
- beslissingen die de Klant neemt op basis van de uitkomsten van DossierCheck;
- het passeren van een akte na analyse door DossierCheck;
- onjuiste of onvolledige bevindingen gegenereerd door de AI-analyses;
- onbeschikbaarheid van de Dienst, tenzij DLS daarvoor tekortschiet en voor zover de aansprakelijkheid niet is uitgesloten in artikel 4;
- gebruik van de Dienst in strijd met deze voorwaarden of de aanwijzingen van DLS.
12.4 De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van DLS of haar leidinggevenden.
12.5 De Klant dient schade zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig (30) dagen na ontdekking, schriftelijk bij DLS te melden. Aanspraken die niet binnen deze termijn worden gemeld, vervallen.
Artikel 13 — Overmacht
13.1 DLS is niet aansprakelijk voor tekortkomingen in de nakoming van de Overeenkomst die het gevolg zijn van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden buiten de macht van DLS die de nakoming van de Overeenkomst verhinderen of wezenlijk bemoeilijken, waaronder maar niet beperkt tot storingen bij toeleveranciers en hostingpartijen, internetstoringen, overheidsmaatregelen, natuurrampen en pandemieën.
13.2 DLS stelt de Klant zo spoedig mogelijk op de hoogte van een overmachtsituatie. Indien de overmacht langer dan dertig (30) dagen voortduurt, heeft elk der partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat daarbij enige schadevergoedingsplicht ontstaat.
Artikel 14 — Wijziging van de voorwaarden
14.1 DLS behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. DLS stelt de Klant ten minste dertig (30) dagen voor de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden hiervan op de hoogte via e-mail of via een melding in de applicatie.
14.2 Indien de Klant niet instemt met de gewijzigde voorwaarden, heeft hij het recht de Overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de gewijzigde voorwaarden in werking treden, door dit schriftelijk mee te delen aan DLS voor die datum.
14.3 Indien de Klant de Dienst na de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden blijft gebruiken, wordt hij geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben aanvaard.
Artikel 15 — Toepasselijk recht en geschillen
15.1 Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
15.2 Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst of deze voorwaarden worden in eerste instantie voorgelegd aan de klachtenregeling beschreven in artikel 16.
15.3 Indien het geschil niet via de klachtenregeling kan worden opgelost, wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Den Haag, onverminderd het recht van DLS om een vordering in te stellen bij de rechter die naar niet-contractuele regels bevoegd is.
Artikel 16 — Klachtenregeling
16.1 DLS hecht groot belang aan tevredenheid van haar Klanten. Indien de Klant een klacht heeft over de Dienst, de uitvoering van de Overeenkomst of over het handelen van DLS, verzoeken wij de Klant deze klacht zo spoedig mogelijk te melden.
16.2 Klachten kunnen worden ingediend via:
- E-mail: info@dossiercheck.nl
- Post: Digital Legal Services B.V., Laan van Vredenoord 33, 2289 DA Rijswijk, t.a.v. Klachtenafhandeling
16.3 Vermeld bij de klacht: de naam van de Klant, het accountnummer of e-mailadres waarmee u bent geregistreerd, een duidelijke omschrijving van de klacht en — indien van toepassing — de datum waarop het probleem zich heeft voorgedaan.
16.4 DLS bevestigt de ontvangst van de klacht binnen twee (2) werkdagen en streeft ernaar de klacht inhoudelijk te beantwoorden binnen tien (10) werkdagen na ontvangst. Indien een langere behandelingstermijn noodzakelijk is, brengt DLS de Klant hiervan op de hoogte.
16.5 Indien de Klant niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan hij zijn bezwaar escaleren door een aangetekende brief te sturen aan de directie van Digital Legal Services B.V. op het in lid 16.2 vermelde adres. DLS neemt binnen vijftien (15) werkdagen contact op voor een gezamenlijk overleg.
16.6 Indien ook na escalatie geen bevredigende oplossing wordt bereikt, staat de weg naar de bevoegde rechter open conform artikel 15.
Artikel 17 — Contactgegevens
Digital Legal Services B.V.
Laan van Vredenoord 33
2289 DA Rijswijk
KvK-nummer: 63625490
E-mail: info@dossiercheck.nl
Website: dossiercheck.nl