Uw dossiers zijn veiliger dan in een afgesloten kast
Vertrouwelijkheid is geen feature die u kunt aan- of uitzetten — het is het fundament waarop DossierCheck is gebouwd. Elke architectuurkeuze, elke datastroom en elk toegangsrecht is ingericht met de notariële geheimhoudingsplicht als uitgangspunt.
De kernwaarborgen
Deze zes maatregelen vormen samen het veiligheidsfundament van DossierCheck. Geen compromissen, geen uitzonderingen.
Data blijft in Nederland / EU
Alle verwerking vindt uitsluitend plaats op servers binnen de Europese Unie. Uw dossierdata verlaat nooit de EU. Volledig AVG/GDPR-compliant.
End-to-end versleuteling
Documenten worden versleuteld verstuurd (TLS 1.3 in transit) en versleuteld opgeslagen (AES-256 at rest). Op geen enkel moment zijn uw dossiers onbeschermd zichtbaar.
Verwijdering na analyse
Standaard worden documenten direct na de analyse verwijderd van onze servers. Optioneel kunt u kiezen voor versleutelde bewaring van maximaal 30 dagen voor eigen naslag — waarna automatisch en onomkeerbaar gewist.
Verplichte 2FA
Tweefactorauthenticatie is verplicht voor elke gebruiker, zonder uitzondering. Toegang tot uw kantooromgeving is nooit afhankelijk van alleen een wachtwoord.
Audit trail
Elke controle, elk inlogmoment en elke toegang tot dossierdata wordt gelogd met tijdstempel en gebruikersinformatie. Volledig traceerbaar, beschikbaar voor uw eigen administratie.
Rolgebaseerd toegangsbeheer
Stel per medewerker exact in welke dossiers en functies toegankelijk zijn. De notaris behoudt volledig overzicht en controle over wie wat ziet binnen het kantoor.
Verschoningsrecht: wat wij eraan doen
Het verschoningsrecht en de geheimhoudingsplicht van de notaris zijn niet onderhandelbaar. Ze zijn wettelijk verankerd en vormen de kern van het vertrouwen dat cliënten in het notariaat stellen. DossierCheck is ontworpen om die positie volledig te respecteren — niet als marktetingboodschap, maar als architectuurprincipe.
DossierCheck is uw verwerker, niet uw zakenpartner
In de AVG-terminologie is DossierCheck uitsluitend een verwerker: wij handelen alleen in uw opdracht, voor het doel dat u bepaalt, op de manier die u instelt. Wij bepalen niets over de verwerking zelf. De notaris blijft de verwerkingsverantwoordelijke en behoudt daarmee de volledige regie over de dossierdata.
Geen gebruik voor AI-training
Uw documenten worden uitsluitend gebruikt voor de analyse die u aanvraagt. Wij gebruiken uw dossierinhoud nooit voor het trainen, fine-tunen of verbeteren van AI-modellen — niet van DossierCheck en niet van derden. Dit is contractueel vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Geen inzage door derden
Dossierinhoud wordt niet gedeeld met, verkocht aan of anderszins beschikbaar gesteld aan derden. Er is geen analyse, aggregatie of hergebruik voor andere doeleinden. Uw dossiers zijn van uw cliënten — en dat blijft zo.
Verwerkersovereenkomst (AVG art. 28)
Een ondertekende verwerkersovereenkomst conform AVG artikel 28 is onderdeel van elk abonnement — standaard, zonder meerkosten, zonder apart verzoek. Hierin zijn alle verplichtingen van DossierCheck jegens uw kantoor en uw cliënten juridisch bindend vastgelegd.
Verwerking gescheiden per kantoor
Uw kantooromgeving is volledig geïsoleerd van andere kantoren. Er is geen gedeelde opslag, geen kruisbestuiving van data en geen mogelijkheid dat dossiers van kantoor A door kantoor B worden gezien. Elke omgeving staat op zichzelf.
Geen toegang voor DossierCheck-medewerkers
Medewerkers van Digital Legal Services B.V. hebben geen toegang tot uw dossierinhoud. In het uiterste geval dat strikt noodzakelijke support dit vereist — denk aan een technisch incident — is toegang uitsluitend mogelijk na expliciete toestemming van uw kantoor, door een benoemde medewerker, en wordt elke handeling gelogd in het audit trail.
Kortom: DossierCheck ziet uw dossiers niet. Wij verwerken ze — anoniem, versleuteld, tijdelijk — en dan zijn ze weg.
Certificering & compliance
Wij zijn eerlijk over waar we staan: niet alle certificeringen zijn al behaald, maar de naleving van de essentiële normen is geborgd.
- AVG / GDPR-compliant Verwerking conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Verwerkersovereenkomst standaard inbegrepen bij elk abonnement.
- ISO 27001 — in ontwikkeling Wij werken actief toe naar ISO 27001-certificering voor informatiebeveiliging. De onderliggende beheersmaatregelen (toegangsbeheer, encryptie, incident response, auditlogging) zijn al geïmplementeerd. De formele certificering is een doel, geen behaald feit — wij communiceren dit transparant.
- Verwerkersovereenkomst standaard Conform AVG art. 28, ondertekend bij elk abonnement. Geen extra verzoek of meerkosten nodig.
- Dataminimalisatie Wij verwerken uitsluitend de data die noodzakelijk is voor de controle. Geen metadata-mining, geen profilering, geen verrijking van eigen databases.
- AI Act art. 50 — transparantie DossierCheck voldoet aan de transparantieverplichtingen van de EU AI Act (Verordening 2024/1689, art. 50). Zie de sectie hieronder voor de volledige toelichting.
AI Act art. 50 — transparantie over AI
De EU AI Act verplicht aanbieders van AI-systemen om gebruikers duidelijk te informeren over de aard en beperkingen van het systeem. Wij nemen die verplichting serieus — niet als juridische formaliteit, maar omdat u er als notaris recht op heeft te weten waarmee u werkt.
DossierCheck is een AI-systeem
DossierCheck maakt gebruik van grootschalige taalmodellen (large language models) en gestructureerde analyse-algoritmen om notariële dossiers te beoordelen. De uitkomsten zijn gebaseerd op statistische patronen en getrainde herkenning — geen juridische redenering door een mens.
Uitkomsten zijn ondersteunend, niet beslissend
Elke bevinding die DossierCheck produceert, is een signaal ter overweging, geen bindend oordeel. Het systeem kan bevindingen missen die een ervaren notaris wel zou zien, en het kan bevindingen markeren die bij nader inzien niet relevant zijn. De kwaliteit van de analyse hangt mede af van de volledigheid en kwaliteit van het aangeleverde dossier.
De mens beoordeelt; de notaris beslist
De eindverantwoordelijkheid voor elk dossier, elke akte en elke passage ligt altijd bij de notaris. DossierCheck vervangt uw professionele oordeel niet — het ondersteunt en versnelt de controle. Wij bouwen het systeem zo dat dit onderscheid nooit vervaagt: rapporten zijn expliciet gelabeld als AI-gegenereerd, bevindingen zijn voorzien van bronverwijzingen, en het systeem adviseert altijd een menselijke herbeoordeling bij kritieke bevindingen.
Geen verborgen verwerking
U weet op elk moment wat DossierCheck doet: welke documenten zijn ingediend, welke controles zijn uitgevoerd, welke bevindingen zijn gegenereerd en wanneer data is verwijderd. De AI werkt transparant, met een volledig logboek in uw audit trail.
Vertrouwen begint bij transparantie — laten we het gesprek aangaan
Heeft u specifieke vragen over beveiliging, de verwerkersovereenkomst of de inrichting van uw kantooromgeving? Wij bespreken dit graag concreet en zonder verplichtingen.
Of schrijf ons rechtstreeks: info@dossiercheck.nl